גיוס עובד חדש נתפס בדרך כלל כהחלטה תפעולית. יש עומס, יש יותר לקוחות, הצוות הקיים מתקשה לעמוד בקצב, ולכן הפתרון נראה ברור: צריך עוד כוח אדם.
אבל בפועל, גיוס הוא גם החלטה פיננסית.
עובד חדש אינו רק משכורת חודשית. הוא התחייבות קבועה שמשפיעה על התזרים, על נקודת האיזון, על מבנה ההוצאות ועל היכולת של החברה להתמודד עם חודשים חלשים יותר.
לכן, השאלה הנכונה אינה רק האם צריך עובד נוסף, אלא האם החברה באמת מוכנה לגייס אותו.
עומס אינו תמיד סימן שצריך לגייס
כאשר העובדים עובדים שעות ארוכות, משימות נדחות והלקוחות מתחילים להרגיש את הלחץ, קל להגיע למסקנה שחסר כוח אדם.
אבל לפני שמגייסים, צריך להבין מה באמת יוצר את העומס.
לפעמים הבעיה היא מחסור אמיתי בכוח אדם. במקרים אחרים, היא נובעת מתהליכים לא יעילים, חלוקת אחריות לא נכונה, מערכות מיושנות או פעילות שהחברה ממשיכה לבצע למרות שאינה רווחית.
גיוס נוסף לתוך מערכת שאינה יעילה לא בהכרח פותר את הבעיה. לפעמים הוא פשוט מגדיל את העלות שלה.
השלב הראשון הוא להבין האם העובד החדש צפוי לייצר ערך חדש, או רק לכסות על חוסר יעילות קיימת.
העלות האמיתית של עובד גבוהה מהשכר
אחת הטעויות הנפוצות היא לבחון גיוס לפי השכר ברוטו בלבד.
בפועל, העלות גבוהה יותר.
יש הפרשות סוציאליות, חופשות, מחלה, ציוד, תוכנות, סביבת עבודה, הכשרה ולעיתים גם עלויות גיוס והשמה.
חשבות שכר מסודרת מאפשרת לראות את עלויות השכר בפועל, אך לצורך קבלת החלטת גיוס צריך להסתכל רחב יותר.
לעובד חדש יש גם תקופת כניסה לתפקיד. בחלק מהמקרים יעברו שבועות או חודשים עד שהוא יגיע לתפוקה מלאה. בתקופה הזו החברה משלמת את העלות לפני שהיא מקבלת את מלוא התמורה.
לכן, השאלה אינה רק כמה עולה העובד בחודש, אלא כמה עולה להביא אותו לנקודה שבה הוא מתחיל לייצר ערך.
האם העובד צפוי לייצר הכנסה או לתמוך בה?
לא כל עובד מייצר הכנסה באופן ישיר.
איש מכירות יכול להיות מחובר יחסית בקלות ליעדי הכנסה. עובד תפעול, שירות, כספים או משאבי אנוש מייצר ערך באופן עקיף יותר.
זה לא הופך את הגיוס לפחות חשוב. זה רק משנה את הדרך שבה צריך לבחון אותו.
במקרה של עובד שמייצר הכנסה ישירה, אפשר לבחון כמה זמן ייקח עד שההכנסה הנוספת תכסה את עלותו.
בתפקידים תומכים, יש לבחון שאלות אחרות. האם העובד מאפשר לצוות אחר להגדיל תפוקה. האם הוא מפחית טעויות. האם הוא חוסך זמן ניהולי. האם בלעדיו קיים סיכון לפגיעה בשירות או בלקוחות.
החלטת גיוס טובה אינה חייבת להראות החזר כספי מיידי, אבל היא כן צריכה להיות מחוברת לתוצאה עסקית ברורה.
מתי גיוס הופך למסוכן?
גיוס מוקדם מדי מתרחש כאשר החברה בונה את מבנה ההוצאות שלה לפי הכנסות שעוד לא התממשו.
לדוגמה, חברה מצפה לחתום על מספר לקוחות חדשים ולכן מתחילה לגייס מראש. אם העסקאות מתעכבות, עלויות השכר כבר קיימות אך ההכנסות אינן מגיעות.
אותו דבר קורה כאשר חברה מגייסת בהתאם לתחזית צמיחה אופטימית מאוד.
אם כל ההנחות מתממשות, ההחלטה נראית מצוינת. אבל אם המכירות נמוכות ב 20% מהצפי, החברה יכולה למצוא את עצמה עם מבנה הוצאות שאינו מתאים להכנסות בפועל.
הבעיה אינה רק בחודש חלש אחד. שכר הוא הוצאה שקשה לשנות במהירות, ולכן גיוס מגדיל את ההתחייבויות הקבועות של החברה.
תזרים המזומנים קובע אם החברה יכולה להרשות לעצמה את הגיוס
גם חברה רווחית יכולה לבצע גיוס מוקדם מדי.
הסיבה היא הפער בין רווח לבין תזרים.
נניח שהחברה צומחת, ההכנסות עולות והביקוש קיים. אם הלקוחות משלמים לאחר תשעים יום, החברה עדיין צריכה לממן את השכר בכל חודש עד שהכסף מתקבל.
ככל שמספר העובדים גדל, כך גדל גם ההון הנדרש למימון התקופה הזו.
לכן, לפני גיוס צריך לבדוק מה תהיה יתרת המזומנים לאחר הכנסת העלות החדשה לתחזית.
לא רק בחודש הבא, אלא גם בעוד שלושה, שישה ותשעה חודשים.
אם הגיוס משאיר את החברה ללא מרווח ביטחון, ייתכן שהצורך אמיתי אך העיתוי עדיין אינו נכון.
מה אומרת הנהלת החשבונות על הגיוס?
נתוני הנהלת חשבונות מספקים תמונה חשובה של מבנה ההוצאות הקיים.
אפשר לראות כיצד השתנו הוצאות השכר ביחס להכנסות, מהו שיעור עלויות כוח האדם מתוך המחזור והאם החברה כבר הגדילה את מצבת העובדים בתקופה האחרונה.
אבל נתוני העבר לבדם אינם מספיקים.
הם מספרים מה קרה. החלטת גיוס צריכה לענות על מה עומד לקרות.
לכן, נכון לחבר בין הנתונים ההיסטוריים לבין תחזית קדימה.
אם ההכנסות לעובד יורדות לאורך זמן, למשל, ייתכן שהחברה מגייסת מהר יותר מהיכולת שלה לייצר תפוקה.
אם לעומת זאת ההכנסות גדלות והצוות הקיים כבר עובד בקיבולת מלאה, הגיוס עשוי להיות בדיוק מה שנדרש כדי לאפשר את השלב הבא.
תוכנית עסקית צריכה לכלול גם את קצב הגיוס
אחת הדרכים הטובות ביותר להימנע מגיוס מוקדם מדי היא לחבר את תוכנית כוח האדם אל תוכנית עסקית רחבה יותר.
אם החברה מתכננת להגדיל הכנסות, צריך להבין אילו תפקידים נדרשים כדי לתמוך בצמיחה ובאיזה שלב.
לא כל העובדים צריכים להצטרף ביום הראשון.
אפשר לבנות אבני דרך.
כאשר ההכנסות מגיעות לרמה מסוימת, מצטרף עובד מכירות נוסף. כאשר מספר הלקוחות מגיע לרף מוגדר, מגייסים שירות. כאשר נפח הפעילות גדל, מוסיפים מנהל תפעול.
כך הגיוס מחובר לביצועים בפועל ולא רק לתחזית.
תוכנית עסקית טובה אינה מציגה רק כמה עובדים יהיו לחברה בסוף השנה. היא מסבירה מה צריך לקרות כדי להצדיק כל שלב בהתרחבות.
גיוס מתוך לחץ מול גיוס מתוך תכנון
כאשר מחכים יותר מדי, נוצרת בעיה הפוכה.
הצוות נשחק, איכות השירות יורדת והמנהלים מתחילים לעסוק במשימות שהיו צריכות להתבצע על ידי עובדים אחרים.
בשלב הזה החברה מגייסת מתוך לחץ.
גיוס בלחץ בדרך כלל יקר יותר ופחות מדויק. אין מספיק זמן לבחון מועמדים, תהליך ההכשרה מתקצר והעובד החדש נכנס למערכת שכבר נמצאת בעומס.
לכן, המטרה אינה לדחות גיוסים ככל האפשר.
המטרה היא לזהות את הצורך מוקדם מספיק כדי לבצע את הגיוס לפני שהחברה מגיעה לנקודת שבירה, אך לאחר שיש הצדקה עסקית ברורה.
האם אפשר לפתור את הצורך בדרך אחרת?
לפני כל גיוס קבוע, כדאי לבחון חלופות.
ייתכן שניתן לבצע אוטומציה של חלק מהפעילות. ייתכן שאפשר להעביר תהליך לספק חיצוני. לפעמים עובד קיים יכול לקבל אחריות נוספת לאחר שינוי נכון בחלוקת המשימות.
במקרים אחרים, הצורך הוא זמני. פרויקט גדול, תקופת עומס או מעבר מערכת אינם בהכרח מצדיקים הגדלה קבועה של מצבת העובדים.
החלופה אינה תמיד זולה יותר, אבל היא יכולה להיות גמישה יותר.
רק לאחר שבוחנים את האפשרויות ניתן להבין אם גיוס קבוע הוא באמת הפתרון הנכון.
מה יקרה אם ההכנסות יהיו נמוכות מהצפוי?
לפני שמגייסים, כדאי לבצע מבחן פשוט.
לבנות את התחזית עם העובד החדש ואז להפחית את ההכנסות הצפויות.
מה קורה אם החברה מכניסה 10% פחות מהתכנון. מה קורה אם לקוח מרכזי עוזב. מה קורה אם העסקה שעליה מבוסס הגיוס נדחית בשלושה חודשים.
אם גם בתרחיש הזה החברה נשארת יציבה, ההחלטה חזקה יותר.
אם סטייה קטנה מהתחזית יוצרת מיד לחץ תזרימי, ייתכן שהגיוס תלוי ביותר מדי הנחות אופטימיות.
ניהול נכון אינו מבוסס רק על מה שצפוי לקרות, אלא גם על היכולת להתמודד עם מה שעלול לקרות.
מתי דווקא מסוכן לא לגייס?
גם זה צד חשוב של ההחלטה.
חברה יכולה לנסות לשמור על מבנה הוצאות רזה מדי ולשלם על כך במחיר אחר.
עובדים טובים נשחקים. לקוחות מקבלים שירות פחות טוב. הזדמנויות מכירה אינן מטופלות. מנהלים בכירים מבזבזים זמן על עבודה תפעולית.
במצב כזה, החיסכון בשכר עלול לעלות לחברה יותר מהגיוס עצמו.
הסימן המרכזי הוא כאשר מחסור בכוח אדם כבר מגביל את יכולת החברה לייצר הכנסה או לשמור על פעילות קיימת.
בנקודה הזו, אי גיוס הופך בעצמו להחלטה בעלת עלות.
איך גיוס עובדים משפיע על הערכת שווי חברה?
מבנה כוח האדם משפיע גם על האופן שבו משקיעים ורוכשים בוחנים את העסק.
במסגרת הערכת שווי חברה, מסתכלים בין היתר על היכולת לצמוח, על מבנה ההוצאות ועל מידת היעילות של המודל העסקי.
חברה שמצליחה להגדיל הכנסות מהר יותר מהגידול בכוח האדם יכולה להציג יכולת הרחבה טובה יותר.
לעומת זאת, אם כל גידול בהכנסות דורש תוספת כמעט זהה של עובדים, הדבר עשוי להצביע על מודל שקשה יותר להרחיב בקנה מידה גדול.
זה אינו אומר שחברה עתירת כוח אדם היא בהכרח פחות טובה. אבל המשמעות היא שהקשר בין גיוסים להכנסות צריך להיות ברור ומנוהל.
מצבת כוח האדם היא לא רק סעיף הוצאה. היא חלק מהמודל הכלכלי של החברה.
סימנים לכך שהגיע הזמן לגייס
אין מדד אחד שמספק תשובה, אבל שילוב של מספר סימנים יכול לעזור.
כאשר הצוות עובד באופן קבוע מעבר לקיבולת סבירה, כאשר עבודה רווחית נדחית בגלל מחסור במשאבים, כאשר איכות השירות מתחילה להיפגע וכאשר התחזית מראה שהחברה מסוגלת לשאת את העלות לאורך זמן, הגיוס מקבל בסיס חזק יותר.
חשוב במיוחד שהצורך יהיה מתמשך ולא תוצאה של חודש חריג.
אם העומס קיים כבר תקופה והמגמה צפויה להימשך, ייתכן שהגיוס אינו הוצאה נוספת אלא השקעה שנדרשת כדי להסיר מגבלה על הצמיחה.
סימנים לכך שכדאי לחכות
מצד שני, יש מצבים שבהם נכון להמתין.
כאשר הגיוס תלוי בעסקה שעדיין לא נסגרה, כאשר החברה כבר נמצאת בלחץ תזרימי, כאשר לא ברור מה העובד אמור להשיג או כאשר אין תהליך מסודר לקליטה והכשרה.
גם אם הצורך קיים, ייתכן שהעיתוי אינו נכון.
לפעמים עדיף להמתין חודשיים, לשפר תהליך, לסגור לקוח נוסף או לבנות כרית מזומנים לפני שמכניסים התחייבות קבועה נוספת.
החלטה לדחות גיוס אינה בהכרח החלטה לצמצם. לפעמים היא פשוט דרך לוודא שהצמיחה מתרחשת בקצב שהחברה מסוגלת לממן.
אז מה עושים בפועל?
לפני גיוס, יש לחשב את העלות המלאה של העובד ולשלב אותה בתחזית התזרים.
לאחר מכן, צריך להגדיר מהו הערך העסקי שהגיוס אמור לייצר. הכנסה נוספת, הגדלת קיבולת, שיפור שירות, חיסכון בזמן או הפחתת סיכון.
יש לבחון גם תרחיש שבו ההכנסות נמוכות מהצפוי ולבדוק האם החברה עדיין יכולה לעמוד בעלות.
לבסוף, נכון להגדיר נקודת בקרה לאחר הגיוס. האם העובד הגיע לתפוקה שתוכננה. האם העומס ירד. האם הפעילות גדלה בהתאם לציפיות.
גיוס אינו מסתיים ביום שבו העובד מתחיל לעבוד. צריך לבדוק אם ההנחות שעל בסיסן התקבלה ההחלטה אכן התממשו.
לסיכום
גיוס עובדים הוא אחד הכלים המרכזיים לצמיחת חברה, אבל הוא גם אחד המקומות שבהם החלטה מהירה יכולה להגדיל משמעותית את הסיכון הפיננסי.
הגישה הנכונה אינה לגייס רק כאשר כולם כבר קורסים, וגם לא לבנות צוות גדול על בסיס צמיחה שעדיין לא התממשה.
צריך לחבר בין הצורך התפעולי לבין המספרים.
לבחון את העלות האמיתית, את התזרים, את קצב הצמיחה ואת הערך שהעובד צפוי לייצר.
כאשר כל המרכיבים האלה מצביעים לאותו כיוון, הגיוס אינו רק עוד הוצאה. הוא הופך להשקעה שמאפשרת לחברה לגדול בלי לאבד שליטה בדרך.
