סדר פסח פיננסי בעסקים

האביב הגיע ופסח בפתח, וכולנו יודעים מה זה אומר לגבי הניקיונות בבית, אבל מה זה אומר על העסקים שלנו?

האביב הוא זמן של פריחה וצמיחה בהכנסות וברווחיות העסק, וצמיחה זו יכולה להגיע רק כאשר הכספים מסודרים, כאשר כל נושא ניהול המזומנים מנוהל היטב, כאשר כל הנהלים מתרעננים וכל היעדים מוגדרים בבירור.

אז איפה מתחילים?

במאמר זה תמצאו את כל ההמלצות לפעולות כדאיות שתוכלו לשלב בשגרת הניקיון הכלכלית השנתית בפסח.

הלאה, מתחילים:

תזרים המזומנים

נושא התזרים הוא נושא כואב בחברות רבות, שכן כאשר מופעלת אזעקת תזרים המזומנים, הראש לא ממש פנוי להתפתחויות עסקיות ולמהלכים אסטרטגיים שונים. אז מה עושים? לוקחים את ההגה בידיים שלנו ולא נותנים למצב זה לנהל אותנו! עושים רשימה מסודרת של כל התשלומים וההכנסות הצפויות, עם תאריכים מדויקים וסכומים מדויקים לאותו הרגע, ומסדרים הכל על ציר זמן. ישנם כלים ושיטות רבות בהן תוכלו לעשות זאת – מעיפרון ונייר דרך אקסל ועד לתוכנות מתוחכמות הזמינות כיום בשוק. אני באופן אישי ממליצה בחום על ביזיבוקס שיודעת גם להתחבר לבנקים ולהציף "אי דיוקים" בתחזיות תזרים לעומת מה שקרה בפועל בחשבון וכך לאפשר לכם לחזות את העתיד טוב יותר. אז נכון שלפעמים תרגישו שחסר לכם משהו, אבל לרוב תצליחו לקבל אזהרות מוקדמות על כל מיני תופעות שבעבר קראתם להן "הפתעות". זה, בתורו, ייתן לכם זמן להתכונן לקראתן ולעבור אותן לא רק ברגוע, אלא  גם לצאת מהמצב עם תובנות חדשות.

סדר בהנהלת החשבונות

הנהלת החשבונות היא הבסיס לכל התשתית הפיננסית של החברה, לא משנה מה גודלה. אז נכון שהרבה פעמים אנחנו מצפים שמנהלי החשבונות יידעו לבד לעשות את הסדר, אבל האחריות של לבדוק את עבודתם ולוודא שהכל באמת רשום, בזמן הנכון, בסכומים הנכונים, במקומות, בסיווגים ובקודים הנכונים, מוטלת כמובן על בעלי השליטה בחברות. כדי לוודא שהכל תקין, יש לוודא שכל הבנקים וכרטיסי האשראי מתואמים לפחות עד סוף החודש הקודם, שאין עסקאות פתוחות, שהתקבלו כל חשבוניות המס על כל תשלומי הספקים, שכל חשבוניות המס הונפקו עבור קבלות ללקוחות ושהיתרות בדוחות נראים לכם סבירים ומשקפים את כל האמת שאתם יודעים על עסק, כגון כמה אתם חייבים לספקים, כמה כסף הלקוחות חייבים לכם ועוד.

הפרשות סוציאליות ופנסיוניות לעובדים

רבים מבעלי השליטה בחברות ניגשים לסעיף זה בצורה לא נכונה, כלומר מבצעים את ההעברות בגין ההפרשות הסוציאליות עד ה-15 לחודש (בתקווה שהתזרים יאפשר זאת ללא עיכובים) ומקווים שהם מכוסים. למרבה הצער, לפעמים מגלים שיש פערים, לפעמים הסכומים לא קשורים לזמן ולעובדים הנכונים, לפעמים הסכומים לא נכונים, לפעמים יש שינויים במצב העובדים שלא באים לידי ביטוי בדוחות התשלומים, ולא תמיד מגלים את כל זה בזמן אמת אלא בזמנים הכי לא מתאימים כגון מיזוגים ורכישות, פיטורים וכדומה. לכן, במקום לחכות להפתעות, רצוי ליזום בדיקות יחד עם הסוכנים או חברות הפנסיה המנהלת עבורכם את הנושא ולדאוג להוצאת דוחות חריגים, בדיקת תקינות שיוכים, וחיתוכים שיאפשרו לכם לעלות על הפערים ולסגור אותם בזמנים שמתאימים לכם.

ניתוח הדוחות התקופתיים

הדוח הבסיסי שכדאי להסתכל עליו לפחות פעם בחודש הוא דוח רווח והפסד – הוא מסכם את כל ההכנסות וההוצאות הרגילות, מציג רווח גולמי, עלויות תפעול ומימון, והכי חשוב, את השורה התחתונה – האם העסק שלך הרוויח או הפסד חודש שעבר? אמנם הדוח הזה לא תמיד משקף את מה שאתם מרגישים לגבי תזרים המזומנים בגלל הפרשי התזמון בין מועד הנפקת חשבון המס ללקוח למועד שהוא משלם, אבל הוא יוכל לאותת לכם האם אתם בדרך הנכונה וכמה מרוויחים? בהתאם למה שייצא שם תוכלו כבר לבוא ולזהות את הנקודות שעליהן כדאי לעבוד בשביל לשפר את המצב בהמשך.

תקציב

דוחות בדרך כלל משקפים את האתמול ואם רק נסתכל שם, במקרה הטוב נוכל להבין בדיעבד את האירועים שקרו בעבר והניבו את התוצאות העסקיות המשתקפות בדוחות, אך לא תמיד זה יעזור להגיע לתוצאות הרצויות בעתיד ולשמור על גבולות בכל הנוגע להוצאות והשקעות. לכן, מומלץ להשתמש בתקציב, שהוא פשוט מעין תכנית עבודה ויעדים מספריים לכל אחד מסעיפי ההכנסות וההוצאות שאתם כבר מכירים. כאן, כמובן עשויים להופיע שורות חדשות המשקפות תכנונים עתידיים, ופה ככל הנראה תצטרכו להשתמש ביותר הערכות ואומדנים, אבל תמיד עדיף לעשות חישוב ולשים מספרים שאולי לא תמיד יהיו מדויקים, אבל לפחות לא יתפסו אתכם לגמרי לא מוכנים. עבודה נכונה עם הכלי תאפשר לכם להנות גם מתכנון מבעוד מועד למהלכים עסקיים שונים וגם תמנע ביזבוזים, תשקף את המועדים שבהם נדרש להפיק יותר הכנסות ומזומנים ובפשטות תאפשר לכם לשלוט טוב יותר בכספים.

תשלומי מיסים

נכון שנציגים מסתמכים על תשלומי מס נכונים, יחד עם זאת כדאי לבצע בדיקות והפחתות שוטפות גם בנושא שלל המסים המוטלים על חברות: ביטוח לאומי, ניכויים מס הכנסה, מקדמות מס, מע"מ ואולי אחרים .

נהלים

בחלק הזה לדעתי הכי חשוב לסקור מידי פעם את המצב, לעבוד על כל הסעיפים הקודמים לפחות פעם בחודש, לשבת עם סמנכ"ל הכספים ולהבין את חשיבות הדברים, לראות היכן נעשו טעויות ומה צריך לשנות כדי לשפר את הביצועים ולאפשר מצב שבו מונעים כשלים, טעויות והפסדים, להבין מי אחראי למה ואיך הדברים מתנהלים.

ובונוס אחד לדרך – עידכון היעדים

גם אם כבר קבעתם יעדים שנתיים, אפשר ונכון לעדכן אותם לאור כל מה שאולי תקבלו במהלך ביצוע המהלכים המומלצים, רק שהפעם יעדים אלו יתבססו על הבנה טובה יותר של הקשר בין פיננסים לעסקים וכך תוכלו לפרוח ולהצמיח את העסק שלכם!