ניהול תקציב לעסק הוא חלק בלתי נפרד מניהול של כל עסק או חברה ואחד המשמעותיים שבהם. איך עושים את זה נכון, כדי להבטיח את המשך קיומו ושגשוגו של העסק?
כל בעל עסק, חייב לדעת כיצד לנהל את התקציב, לשלוט בנתונים ולהיות מודע למצב ההכנסות וההוצאות החודשיות. ניהול תקציב הוא כלי משמעותי ביותר, ביכולת לנהל נכון את העסק, לזהות ולפתור בעיות ולקבל החלטות אסטרטגיות במינימום סיכונים.
אבל מאחר שעל בעל העסק מוטלות משימות לא מעטות, קשה לעיתים לתפעל את כל התחומים בצורה הנכונה והמיטבית ולכן בניית תוכנית עסקית מושכלת, היא חשובה מאוד. כך ניתן יהיה לדעת בכל חודש היכן העסק עומד, מהם הרווחים הצפויים ומה ההוצאות הצפויות ולהשיג תחושה של ביטחון ושקט נפשי.
חשיבותו של ניהול תקציב עסקי
ניהול פיננסי והתנהלות כלכלית, מחייבים היערכות לביצוע שינויים אסטרטגיים ותפעוליים בשעת הצורך וליישום תוכניות לצמיחה ולפיתוח עסקי.
תכנון התקציב העסקי מתבצע בסוף כל שנה, כדי להיערך נכונה, לקראת השנה שבפתח, לחזות את תזרים המזומנים, את הגידול הצפוי בפעילות ואת הדו"חות הכספיים.
ניהול תקציב, נחוץ להתנהלות פיננסית מושכלת, לתכנון מראש במה כדאי להשקיע ובאיזה שלב וממה עדיף להימנע. חריגה מהתקציב, עלולה להתבטא בהפסדים ובבעיות כספיות מיותרות.
מה כולל ניהול תקציב בעסק?
- ניהול כספים נכון של עסק באמצעות תקציב חודשי – תוכנית העבודה הפיננסית לעסק, צריכה להיות מבוססת על דו"ח הוצאות והכנסות. כשמנתחים מדי חודש את הביצוע בשטח לעומת התכנון, ניתן לאתר בעיות כשהן מתעוררות. השוואת דו"ח הרווח וההפסד של כל חודש לעומת קודמו, תאפשר לגלות פערים ולבדוק כיצד נוצרו.
- פריסת התקציב – במקביל יש לבנות תקציב שנתי, בהתייחס גם לרבעונים, כדי לדעת בכל רגע נתון כמה כסף זמין יש בנמצא. בניית תקציב שנתי, מסייעת לבחון את ההתקדמות הפיננסית של העסק ולהשוות בין תקופות שונות בשנה, מבחינת מתח הרווח וההפסד.
- תזרים מזומנים חודשי – רכיב הדורש בחינה, הוא תזרים המזומנים של העסק, מאחר שבעיה תזרימית, עלולה לפגוע בפעילותו. יש להתייחס לניהול תזרים מזומנים על בסיס חודשי ויומי, כדי לדעת כמה כסף נזיל ניתן למשוך ולאלו מטרות.
- הערכת הכנסות והוצאות – יש להעריך בדרך הריאלית ביותר, כמה ניתן יהיה להרוויח בשנה הנכנסת ואלו הוצאות צפויות. בחישוב ההכנסות הצפויות, כדאי להיצמד לידוע, מבחינת לקוחות קיימים או פרויקטים מתוכננים.
יש לתת את הדעת גם לתמחור מוצרים ולבחון אותו מדי שנה בהקשר לעליות מחירים או אינפלציה במשק, או התייקרויות של חומרי גלם, דלק, קווי האספקה, עלויות אחסון ועוד.
לחישוב מהימן של ההוצאות, כדאי לפרט את הקבועות שבהן, החל מתשלומי ארנונה, חשבונות חשמל, דמי שכירות, תשלומים לביטוח ועד לתשלומי משכורות העובדים, זאת לצד ההוצאות המשתנות, כמו עלויות חומרי גלם, הליכי ייצור, הוצאות על פרסום ושיווק ועוד ואפילו עלויות רכישת ציוד משרדי וחומרי ניקיון לעסק.
יש לקחת בחשבון שכל צמיחה והתפתחות בעסק ועלייה במספר הלקוחות, תגרור עלייה בהוצאות, אבל תשתקף כמובן גם בעלייה בהכנסות.
- ניהול חובות: הלוואות ומיסים – חשוב לכלול בדו"ח ההכנסות וההוצאות, את תשלומי המיסים ואת החזרי ההלוואות הצפויים לעסק. החזרי הלוואות ותשלומי מיסים, נחשבים כהוצאות מוכרות של העסק וליש לכלול גם אותן בסעיף ההוצאות.
- שימוש בתוכנה לניהול הוצאות והכנסות – לתפקוד מיטבי, מומלץ להשתמש בתוכנה לניהול הוצאות והכנסות, מאחר שגיליון אלקטרוני כמו אקסל, אינו יכול לתת מבט רחב או מעקב ראוי. תוכנת ניהול, תסייע לארגן את התקציב בצורה יעילה ולנתח במדויק את ההתנהלות הפיננסית.
התוכנה מאפשרת לגלות כיצד מושפע תזרים המזומנים בעסק משינויים בלתי צפויים, לאתר חריגות בהוצאות או הכנסות שהשפיעו על התקציב ולהתריע אוטומטית על כל שינוי, באמצעות המייל או אפליקציה ייעודית.
- גיבוש אסטרטגיה – גיבוש של אסטרטגיה עסקית, הוא חיוני לתכנון וניהול תקציב נכון. משמעותה של אסטרטגיה כזאת, היא תוכנית-על לגבי אפיקי השקעה, דרכי פרסום חדשות, כניסה לשווקים חדשים ועוד, שיש להקצות להם כספים מהתקציב.
- מעקב אחרי ביצועי התקציב – חשוב לבדוק בעקביות האם ההתנהלות הפיננסית בעסק, תואמת את התקציב והאם יש צורך לבצע בתקציב שינויים, בהתאם לשינויים בהיקף ההכנסות או ההוצאות, או בהתאם ליעדים אסטרטגיים עסקיים שנקבעו.
