הנהלת חשבונות

שירותי הנהלת חשבונות לעסק במיקור חוץ: המדריך המלא!

הנהלת חשבונות הוא צורך בסיסי של כל פעילות עסקית, החל מעצמאיים, בן אם הן עוסקים פטורים או עוסקים מורשים או חברות מקומיות או גלובליות. ניהול פיננסי וחשבונאי טוב הוא זה שמאפשר שליטה מלאה בכל האספקטים של הפעילות ותכנון אסטרטגי נכון של התחום העיקרי שלשמו העסק הוקם – והוא השגת רווחים מהמכירות או מהשירותים שהעסק מציע.

עבור עסקים גדולים כקטנים, הנהלת חשבונות מאורגנת ומסודרת, שמבטיחה שלמות ודיוק ברישומים, תקינות הדיווח וניתוח שוטף  של הביצועים, נותנת את ה"שקט" הדרוש למנהלים, על מנת שיוכלו לעסוק במהות תפקידם ובקידום בפועל של התכנית העסקית, מבלי שייאלצו להבין לעומק את הנושא הכלכלי על כל היבטיו ותוך שהם מקבלים בקביעות את העדכונים שהם זקוקים להם, בכל הקשור לכספים. אחרי הכל, אי אפשר לקבל החלטות עסקיות טובות על בסיס נתונים חשבונאיים בסיסיים שגויים, חלקיים או לא מדויקים.

לאור המיומנות המקצועית הגבוהה שנדרשת לביצוע המשימות הללו והעלויות שכרוכות באחזקה של צוות מקצועי כזה בתוך החברה, עסקים וחברות רבות בוחרים בשכירת שירותי הנהלת חשבונות מחברה מקצועית חיצונית, המספקת את כל הדרוש ובהתאם לצרכי הארגון.

ניהול כספים במיקור חוץ – הבחירה הטובה לעסקים

על מנת לתפעל ולהצמיח את העסק, קטן בינוני או גדול, חשוב לזכור שניהול החשבונות מהווה חובה עסקית ורגולטורית וחלק בלתי נפרד מהתפעול של הארגון כולו. הנהלת החשבונות משמשת הן לצורך התקשורת והדיווחים השוטפים של הארגון מול הרשויות – למשל, הגשת דו"חות תקופתיים שונים (אחת לחודש, לחודשיים או שנה) ומה שיותר חשוב זה שהעסק עצמו זקוק ברמה יומית לנתונים פיננסיים שמקורם בהנהלת חשבונות וזאת כדי לקבל החלטות עסקיות טובות יותר.

הנהלת חשבונות איכותית מעניקה מעטפת רחבה וטוב יותר גם לשירותי ניהול כספים שנוטל חלק  בהיבטים האסטרטגיים של הארגון, כמו גם בבניית תוכניות העבודה ותחזיות עתידיות.

לעסקים שונים, ישנם צרכים שונים בכל הקשור להנהלת החשבונות. ניהול כספים בעסק שהוא חברה בע"מ, יהיה שונה בתכלית מזה הנדרש אצל עוסק מורשה או פטור, שלא מחוייבים בניהול הנהלת חשבונות כפולה. הנהלת חשבוהנות בעסקים שמנהלים מלאי תהיה שונה מהנהלת חשבונות בעסקים שמנהלים פרויקטים ועוד. עם זאת, המשותף לכל סוגי העסקים הללו, זה שכולם צריכים לעמוד בדרישות הדיווח על פעילותם העסקית לרשויות המס וגם לשאוב משם נתונים לניתוח הביצועים השוטפים שלהם וקבלת החלטות עסקיות.

הבחירה לעבור אל ניהול פיננסי כולל, המכיל גם הנהלת חשבונות חיצונים, מתאימה מאוד לעסקים שאינם יכולים או מעוניינים להעסיק מנהל חשבונות או מנהל כספים מתוך הארגון עצמו וזאת בשל עלויות העסקה גבוהות – ומעדיפים לשכור שירות חיצוני, שייתן את המענה הנדרש המדויק ו"יתפור חליפה" כלכלית מתאימה, שתהווה פתרון כוללני לארגון, תוך התייחסות לצרכים הייחודיים שלו, התקציב שעומד לרשותו ודרישות נוספות כגון דיווחים למשקיעים או דירקטוריון.

כאשר נעזרים בשירותים פיננסיים חיצוניים, בעלי העסקים חושבם שהם פטורים לגמרי מהתעסקות בניהול ספרים, בחשבונאות ובירידה לפרטי הפרטים של הנושא הכלכלי. למעשה הם מצפים לקבל את "השורה התחתונה" ולהנות ממידע שוטף, קבוע ומלא בכל הנוגע לניהול כספים בעסק שלהם ובהתאם למה שנקבע בחוזה. הבעיה היא שזה לא ממש תואם את המציאות, לאור עובדה שקבלת תוצרים איכותיים מהנהלת חשבונות חיצונית מחייבת מעבר תקופתי של הנהלת החברה על התוצרים של הנהלת החשבונות ווידאו כי הרישומים אכן תואמים את הפעילות בפועל. ואל תאמינו למי שיאמר לכם אחרת. הנהלת חשבונות חיצונית לא יכולה להסתפק רק בקבלת חומרים סרוקים ומשם היא כבר תדע מה לעשות, חשוב לשתף את מנהלי החשבונות שלכם במהלכים חשובים שנעשים בחברה, תיאור של פעילויות והעברות חריגות שנעשות וזאת כדי לאפשר שיקוף כמה שיותר מדויק של המספרים בספרים.

אז מה כולל שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ בפיינאלי?

הנהלת חשבונות חיצונית בפיינאלי היא בפועל ליווי עסקי לעסק שניתן על ידי אנשי מקצוע מומחים, שמשתמשים בכלים וביידע שלהם על מנת לסייע בתפעול השוטף של הארגון  – ולהביא אותו למימוש החזון העסקי שלו.

בהיבט התפעולי, מנהל החשבונות מבצע ניתוח כלכלי של העסק באמצעות החשיפה שלו למידע – לעיתים הסודי – של החברה, למסמכים השונים שלה ולאינפורמציה שהמנהלים מעבירים אליו, כשהמטרה היא לאפשר לו להשתמש בכל האינפורמציה הזו הן לצורך הדיווח החוקי הנדרש מן הארגון, אך גם על מנת לבצע את הפעולות האסטרטגיות שהמנהלים מבקשים ממנו ולקבל אינדיקציה לגבי העמידה ביעדים שנקבעו בתחילת התקופה.

פעולות אסטרטגיות כאלה עשויות להיות, למשל, הערכות שווי לפני מכירה או מיזוג של החברה, השבחת חברות, בוררות עסקית ונושאים אחרים שהארגון צריך להתמודד עמם לאורך שנות צמיחתו ופעילותו ושלעיתים מהווים אבני דרך משמעותיות בדרכו של הארגון. כל אלה לא יכולים להתקיים ללא הנהלת חשבונות מדויקת, טובה וזמינה.

במובן היומיומי, השירות כולל, בין היתר:

• ריכוז חשובניות וקבלות מספקים, רצוי בצורה דיגיטלית כדי למנוע עיכובים בקליטת החומרים.
• הפקת חשבוניות ללקוחות.
• ניהול ספרי הנהלת החשבונות.
• ביצוע דיווחים ותשלומים למס הכנסה ולמע"מ.
• הכנה של תלושי משכורות לעובדים, ביצוע דיווחים ותשלומים לרשויות המס.
• סיוע בהכנת החומרים לביקורת שנית של רואה החשבון.

שירותי ניהול כספים במיקור חוץ ששמים את הדגש על "פירוק לגורמים" של צרכיו הפיננסיים של העסק, החל מבניית תכנית עסקית, דרך הכנת דוח תזרים מזומנים אחת לתקופה ועד להערכת שווי כאשר מגיע הזמן להתרחב – מאפשרים למנהלים לדעת שבכל עת יש להם משענת, קרקע יציבה ומקצועית לכל התחום הכלכלי בארגון, שמעניקה להם את היכולת להמשיך לחשוב בגדול ולבצע הלכה למעשה את התוכניות שלהם. אבל כל זה לא יכול להתקיים ללא הנהלת חשבונות טובה ואמינה שניתן לסמוך על תוצריה.

ליווי עסקי צמוד לעסק בכל שלב

ניהול כספים בעסק איננו דבר פשוט, בעיקר עבור מנהלים שאין להם רקע מקצועי בתחום הפיננסי. אבל לרובם כן יש חזון עסקי, מוטיבציה אדירה ויכולות ניהול פנומנליות. מנהלים כאלו – בעיקר בתחילת הדרך אבל גם בשלב מאוחר יותר – יתקשו לתפקד במיטבם אם הם יידרשו לעסוק בתחומים הכלכליים של העסק שלהם, בהגשת הטפסים השונים, בהתנהלות מול רשויות המדינה השונות, בבירוקרטיה מול לקוחות ועוד. פה באה התובנה של Do what your best and outsourse the rest   – כאשר היישום הוא פשוט להשלים עבורם צוות של ניהול כספים במיקור חוץ שידאג גם להנהלת חשבונות חיצונית איכותית, שרותי חשבות שכר מדויקים ורבדי ניתוח פיננסי נוספים, ככל שיידרש.

בעלי עסקים שאינם מעסיקים צוותי כספים הכוללים מנהלי חשבונות, חשבי שכר ורואי חשבון מתוך החברה, זקוקים לשירות של ניהול כספים במיקור חוץ מא' ועד ת', כזה שיהיה עבורם את הפנס שיאיר עבורם על הנקודות החשבונות בניהול העסק באופן שוטף ויאפשר להם להיות במיטבם – ולהוביל בבטחה את הארגון לעבר השגת היעדים שלו.

אודות הכותב/ת

נטי שעירי - מנהלת מחלקת שכר

בודקת שכר מוסמכת – משרד התמ"ת .
בעלת וותק , ידע וניסיון רב בתחום , מקור מקצועי ומוקד ידע .
אמונה על כלל הנושאים המורכבים אשר קשורים בבניית תלושי השכר , תקינותם והפקתם , זכויות וחובות בפניי הרשויות בפרט ובכלל בראייה רוחבית , התבוננות אפקטיבית וחשיבה מערכתית .
בקיאה בחוקי השכר בפרספקטיבות שונות ומגוונות, משמשת כמבקרת פנימית בתחום .

רוצים לשמוע יותר פרטים על שרותי הנהלת החשבונות, חשבות שכר וניהול הכספים שלנו?

השאירו פרטים ונשמח לתת לכם הצעה המתאימה לצרכיכם😊